Comment optimiser la mobilité des employés grâce à une meilleure gestion des voyages d’affaires ?

Pour les entreprises, les enjeux de performance, de cadre juridique et fiscal et de responsabilité sociale et environnementale liés à la question de la mobilité de leurs employés deviennent de plus en plus importants. Il s’agit bien souvent d’effacer progressivement les anciennes habitudes pour atteindre une gestion plus rationnelle. Terminés l’usage des véhicules personnels pour les déplacements professionnels, les voitures de société qui dorment sur les parkings ou encore les traitements sans fin de notes de frais de déplacement difficilement vérifiables. Et c’est sans parler des réglementations qui s’appliquent aux flottes d’entreprises et requièrent la maîtrise de l’impact écologique de leur politique de mobilité. L’intégration de véhicules électriques dans les flottes automobiles est une obligation pour les entreprises exploitant 100 véhicules et plus depuis le 1er janvier 2020. Mal présentés ou pas assez anticipés, ces changements peuvent s’avérer complexes à mettre en œuvre et se heurter à de nombreuses résistances de la part des personnes impactées. Alors que le but est bien d’améliorer la vie des employés en rendant leurs déplacements professionnels plus faciles, plus fluides, plus fiables et plus durables. In fine, l’entreprise y gagnera du temps, de l’argent et plus difficile à quantifier mais bien réel, un meilleur état d’esprit général de ses équipes.

Évaluer les besoins pour les voyages d'affaires

Afin de garantir une gestion efficace et rentable des déplacements professionnels, la première étape consiste à évaluer les besoins en matière de voyages d'affaires. Différents points sont à identifier comme l'analyse des destinations fréquentes et des itinéraires de voyage ou encore l'analyse des coûts et des avantages des différentes options de voyage. Par exemple, avec le développement du travail hybride, le point de départ d’un voyage professionnel peut varier entre le bureau et le domicile privé. Dans une entreprise, il peut arriver que les personnes en charge des achats ne soient pas au fait des préférences et des besoins réels de leurs collègues en déplacement. C’est un facteur crucial dans la mise en place d’une nouvelle politique de mobilité et dans son acceptation par l’ensemble. La prise en compte des préférences et des contraintes des employés est essentielle pour garantir leur satisfaction et leur motivation.

Analyser la politique de voyage d’affaires

« Les chargés d’affaires d’Enterprise Rent-a-car sont spécialement formés pour être plus des consultants en mobilité. Ils sont chargés d’accompagner les entreprises dans l’analyse de leurs besoins en matière de voyages d’affaires afin de proposer la meilleure offre de services parmi les nombreuses solutions de mobilité offertes par Enterprise » explique Guirec Grand-Clément, Directeur Général Enterprise Mobility France.

Des offres multiples qui vont d’une simple location à la journée jusqu’à la mise en place de la solution d’autopartage en libre-service, Enterprise CarShare. Quand elle travaille sur ses besoins de mobilité, il est important que l’entreprise se projette dans le futur afin de ne pas s’engager dans une solution rapidement qui soit sous-dimensionnée. Une simple location à la journée semble la solution idéale. La sera-t-elle dans quelques mois ? Rien n’est moins sûr.

Les coûts cachés de la mobilité en entreprise

Dans un objectif de rationaliser la charge financière liée aux déplacements, tous les coûts, au-delà du tarif journalier de location, doivent être intégrés comme les frais de livraison et de reprise. Une démarche qui permet de connaître le coût total de location, en anglais le Total Cost Ownership (TCO), seul indicateur fiable pour évaluer le coût d’usage d’un matériel ou dans le cas présent d’un service. Une fois le bon contrat de services mis en place avec les équipes d’Enterprise, il convient de définir le processus de règlement. Bons de commande, factures, chaque entreprise a son propre flux administratif auquel le contrat établi avec Enterprise doit se conformer. C’est un gage de contrôle efficace des coûts et de bon déroulement du contrat signé.

Maîtriser son empreinte écologique

Les outils mis à disposition par Enterprise pour ses clients professionnels peuvent les aider à respecter les exigences réglementaires sur la réduction des émissions de CO2. Pour éviter le stress de fin d'année des reportings, les données relatives aux émissions de CO2, au kilométrage, seront automatiquement disponibles. Elles pourront être intégrées aux autres données de l’entreprise afin d’établir les rapports de développement durable. Un point fort supplémentaire pour justifier une nouvelle approche des voyages d’affaires et mieux communiquer sur ces bénéfices à la fois pour l’entreprise et pour l’environnement.

Conduite du changement

Quelle que soit la solution choisie, informer les employés des motifs du changement est primordial dans le processus afin de les sensibiliser à la nouvelle procédure de voyage d’affaires sur mesure. Que ce soit pour réduire le nombre d'annulations de réservations, pour avoir plus de choix de véhicules, pour accéder plus facilement aux véhicules de location ou pour changer de véhicule rapidement si besoin, les bénéfices des solutions offerts par Enterprise sont multiples. Une étape indispensable dans le processus de rationalisation et d’optimisation d’une politique de voyages d’affaires.

Ce contenu a été réalisé en partenariat avec Enterprise. La rédaction de BFM Business n'a pas participé à la réalisation de ce contenu.